Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong 75 năm xây dựng và phát triển của Bộ Nội vụ

1. Những chặng đường phát triển

Sau khi đất nước giành được độc lập, ngày 08/9/1945 Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ban hành Sắc lệnh số 21-SL thành lập và chỉ định những người đứng đầu Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia giáo dục. Tiếp đến, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C-VP gửi các ông Bộ trưởng, khẳng định “tài liệu (lưu trữ) có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”. Nhằm tiếp tục tăng cường việc quản lý thống nhất của Nhà nước về công tác lưu trữ, ngày 04/9/1962, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng để giúp Hội đồng Chính phủ quản lý công tác của Nhà nước và trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương (nay là Trung tâm Lưu trữ quốc gia). Đây là một sự kiện trọng đại có ý nghĩa rất lớn đối với sự nghiệp lưu trữ bởi vì từ đây, Việt Nam có một cơ quan đầu ngành chuyên giúp Nhà nước quản lý thống nhất công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước.

Ngày 30/11/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia. Ngày 01/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 34-HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ nhà nước. Theo đó, Cục Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Thực hiện yêu cầu cải cách hành chính, tinh giản bộ máy nhà nước, giảm đầu mối cơ quan thuộc Hội đồng Bộ trưởng, ngày 27/10/1992, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 06-CP giao cho Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) quản lý Cục Lưu trữ Nhà nước. Từ năm 1992 đến nay, với chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có nhiều đóng góp quan trọng vào sự phát triển của ngành Nội vụ.

2. Những thành tựu nổi bật

Trải qua thời gian xây dựng và phát triển, công tác văn thư, lưu trữ Việt Nam đã đạt được những thành quả quan trọng, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước. Đây là minh chứng cho quá trình phát triển đúng hướng của công tác văn thư, lưu trữ Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng, Nhà nước và Chủ tịch Hồ Chí Minh từ sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945 đến nay. 

2.1. Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

Tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ là một chức năng cơ bản của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Vai trò của quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thể hiện ở những nội dung cụ thể sau:

Một là, xây dựng, ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ. Hệ thống văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ đã và đang dần được hoàn thiện, tiêu biểu như: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Các thông tư hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đã được ban hành như: Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử...

Các quyết định, chỉ thị liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cũng đã được các cấp có thẩm quyền ban hành, như: Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án “Hỗ trợ kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”; Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Quyết định số 786/QĐ-BNV ngày 27/6/2013 ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 33/CT-TTg ngày 11/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác sưu tầm, thẩm định, công bố, sử dụng tài liệu, bản đồ, ấn phẩm và khen thưởng đối với các cá nhân, tổ chức đã sưu tầm và hiến tặng tài liệu liên quan đến chủ quyền biển, đảo Việt Nam và triển khai thực hiện. 

Bên cạnh các văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cũng được ban hành như: hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng; hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ; hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm cho các bộ, ngành Trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương… Những văn bản này đã tạo cơ sở cho việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương.

Hai là, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ. Công tác kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ tại các bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được tăng cường và thực hiện thường xuyên. Các nội dung cơ bản của kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: kiểm tra về công tác tổ chức, biên chế công chức, số lượng viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tình hình ban hành văn bản hướng dẫn và việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ; tình hình ứng dụng công nghệ thông tin. 

Hoạt động kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đã góp phần đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, giúp các cơ quan, tổ chức khắc phục những hạn chế, phát huy những ưu điểm để làm tốt hơn công tác này. Bên cạnh hoạt động kiểm tra, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thường xuyên trả lời, giải đáp về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; tham gia tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các bộ, ngành và địa phương.

Ba là, quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ. Thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức 03 kỳ kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kiểm tra nghiệp vụ (chỉnh lý, số hóa, bảo quản, nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ). Trên cơ sở kết quả của kỳ kiểm tra, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã cấp chứng chỉ hành nghề cho các cá nhân có đủ điều kiện.

2.2. Quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia

Trong những năm qua, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã quản lý, tổ chức thực hiện nhiều hoạt động nghiệp vụ nhằm phát huy hiệu quả khối di sản quý giá này của quốc gia. Hiện nay, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đang bảo quản 727 phông/sưu tập/công trình, tương đương khoảng 33.732 mét giá tài liệu trên nhiều vật mang tin khác nhau, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và một số nhân vật lịch sử, gia đình, dòng họ tiêu biểu, phản ánh đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội Việt Nam từ giữa thế kỷ XIX đến nay; trong đó có 02 Di sản tư liệu thế giới “Mộc bản triều Nguyễn”, “Châu bản triều Nguyễn” và Bảo vật quốc gia “Tập Sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa 1945-1946”. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia được đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng với hệ thống trang thiết bị hiện đại, đáp ứng yêu cầu bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu trên các vật mang tin khác nhau, định kỳ hàng năm đều thực hiện bồi nền, khử trùng, khử axit cho tài liệu lưu trữ.

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia ngày càng có nhiều chuyển biến tích cực. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã chủ động xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu dài hạn và hàng năm, tích cực phối hợp với các bộ, ngành trong việc chuẩn bị lựa chọn tài liệu theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo yêu cầu, chất lượng tài liệu nộp lưu. Về cơ bản, tài liệu tồn đọng trong nhiều năm đã được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, lập cơ sở dữ liệu quản lý, phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng. Hàng năm, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phục vụ khoảng hơn 3.200 lượt độc giả trong và ngoài nước với hơn 30.500 hồ sơ, tài liệu; cấp bản sao, chứng thực gần 90.000 trang tài liệu lưu trữ, đón gần 30.000 lượt khách đến tham quan khư trưng bày tài liệu lưu trữ. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bước đầu được thực hiện và đạt được kết quả tích cực.

Từ năm 2012-2019, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã tổ chức 89 cuộc triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ, trong đó có nhiều triển lãm quốc tế như: “Ảnh hưởng của Cách mạng tháng Mười Nga tới Cách mạng Việt Nam”, “Quan hệ Việt Nam - Pháp qua bốn thế kỷ”, “Dấu ấn văn hóa Pháp qua tài liệu lưu trữ”, “Hội nghị Paris - Cánh cửa đến hòa bình”, “Hồ Chí Minh: Cuộc đời và sự nghiệp qua tài liệu lưu trữ thế giới”... các triển lãm đã thu hút số lượng lớn khách trong và ngoài nước đến tham quan, các phóng viên đến tham dự, đưa tin.

Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã biên soạn, xuất bản nhiều ấn phẩm lưu trữ; phối hợp với đài truyền hình xây dựng các phim tư liệu, phóng sự, clip giới thiệu, quảng bá về tài liệu lưu trữ, về hoạt động của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các sự kiện quan trọng của đất nước và ngành lưu trữ; nhiều bài viết công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ được đăng trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử và các phương tiện thông tin đại chúng.

Đặc biệt, thời gian qua, trước những diễn biến phức tạp của tình hình thế giới, khu vực và trên Biển Đông, nhiệm vụ phòng thủ, bảo vệ đất nước, nhất là an ninh trên biển gặp nhiều khó khăn và thách thức. Trong bối cảnh đó, tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã được khai thác, sử dụng có hiệu quả trong việc bảo vệ chủ quyền biên giới, lãnh thổ. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã cung cấp tài liệu về chủ quyền biển, đảo Việt Nam để xây dựng bộ tư liệu đầy đủ, phục vụ cho công tác tuyên truyền ở trong nước và quốc tế, đồng thời cung cấp tài liệu liên quan đến hai quần đảo Trường Sa và Hoàng Sa phục vụ cho Ủy ban Biên giới quốc gia, Ban Tuyên giáo Thành ủy Đà Nẵng…

Các tài liệu được công bố về chủ quyền biển, đảo (trong đó có tài liệu bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia) đã góp phần nâng cao nhận thức, tinh thần đoàn kết, ý thức trách nhiệm của nhân dân trong nước, đồng bào ta ở nước ngoài, đặc biệt là tầng lớp thanh niên trong việc bảo vệ và khẳng định chủ quyền của Việt Nam đối với việc bảo vệ chủ quyền biên giới, lãnh thổ.

2.3. Hoạt động khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ

Trong những năm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã chủ trì 01 chương trình khoa học cấp nhà nước; 93 chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ; 07 đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở; 35 chuyên đề nghiên cứu. Nội dung các đề tài nghiên cứu tập trung vào những vấn đề mà thực tiễn đang đòi hỏi cấp bách như: “Cơ sở khoa học sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ”, “Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan”, “Cơ sở khoa học xã hội hóa hoạt động lưu trữ”...

Việc ứng dụng kết quả nghiên cứu của các chương trình, đề tài khoa học luôn được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quan tâm. Kết quả nghiên cứu khoa học là cơ sở quan trọng để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng, trình các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Kết quả của các đề tài nghiên cứu ứng dụng còn là  sản phẩm công nghệ cụ thể, góp phần giải quyết các vấn đề tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ. Ví dụ: đề tài “Nghiên cứu chuyển các dữ liệu số hóa trên các máy quét thông dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak I9610”, “Nghiên cứu các giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm”...

Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học là một trong những hoạt động thường niên của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Tính đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức khoảng 40 hội thảo, tọa đàm khoa học trong nước và quốc tế về các vấn đề nghiệp vụ, nổi bật như: “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ”, “Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên ngành - Những vấn đề đặt ra”, “Thực tiễn lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam”... Các hội nghị, hội thảo  đã tổng kết, đánh giá và giải quyết được nhiều những vướng mắc, bất cập đặt ra trong công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, thông qua các hội thảo này, những người làm công tác văn thư, lưu trữ có cơ hội giao lưu, học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm với các đồng nghiệp.

Hoạt động thông tin khoa học nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được duy trì thường xuyên. Hiện nay, Thư viện của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đang quản lý hơn 8.000 đầu sách chuyên ngành văn thư, lưu trữ, sách tham khảo về một số ngành khoa học kế cận. Trung bình mỗi năm, Thư viện đón tiếp khoảng 800 lượt độc giả đến khai thác, sử dụng, trong đó chủ yếu là công chức, viên chức thuộc Cục; ngoài ra còn có cán bộ nghiên cứu bên ngoài, các giảng viên, học viên sau đại học, sinh viên các trường đại học, cao đẳng đào tạo về chuyên ngành lịch sử, lưu trữ. Bên cạnh đó, hoạt động biên dịch, giới thiệu các tư liệu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nước ngoài cũng được thực hiện nhằm cung cấp nguồn thông tin tham khảo hữu ích cho các cán bộ khoa học, nghiệp vụ.

Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được chú trọng. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và trình cơ quan có thẩm quyền công bố nhiều tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể, các tiêu chuẩn như: TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ; TCVN 9252: 2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; TCVN 9253: 2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; TCVN 10999: 2015 Giấy bồi nền tài liệu giấy... Những tiêu chuẩn này đã góp phần quan trọng trong việc thống nhất các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

2.4. Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ

Với tư cách là thành viên của các tổ chức lưu trữ quốc tế, Lưu trữ Việt Nam đã tích cực tham gia Hội nghị thường niên và Đại hội Lưu trữ Quốc tế ICA; Hội nghị Ban Chấp hành và Hội nghị toàn thể SARBICA, Hội nghị thường niên AIAF, các hội thảo khoa học lưu trữ được tổ chức cùng các hội nghị, chương trình, dự án hợp tác, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ… Đặc biệt, Lưu trữ Việt Nam được các tổ chức lưu trữ quốc tế tín nhiệm và bầu giữ các vị trí quan trọng trong Ban Chấp hành của ICA, SARBICA và AIAF như: Phó Chủ tịch ICA phụ trách các Chương trình quảng bá và xúc tiến phát triển nghề lưu trữ nhiệm kỳ 2010 - 2012; Chủ tịch SARBICA nhiệm kỳ 2004 - 2006, 2012 - 2014; Thành viên Ban Cố vấn của AIAF. Về hợp tác song phương, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Việt Nam đã thiết lập quan hệ hợp tác và ký kết các biên bản ghi nhớ, thỏa thuận hợp tác với các cơ quan lưu trữ của 10 nước trong khu vực và trên thế giới như Lào, Campuchia, Cuba, Liên bang Nga, Trung Quốc, Hàn Quốc, Singapore, Đức, Pháp và Mỹ. 

Bên cạnh đó, Lưu trữ Việt Nam còn tích cực tham gia Chương trình Ký ức thế giới của UNESCO ở Việt Nam với vai trò là cơ quan đầu ngành quản lý nhà nước về lưu trữ. Đến nay, có 06 di sản tư liệu của Việt Nam đã được UNESCO công nhận là Di sản tư liệu thuộc Chương trình Ký ức thế giới gồm: “Mộc bản triều Nguyễn”, “Châu bản triều Nguyễn”, “Bia đá các khoa thi Tiến sĩ triều Lê và Mạc tại Văn Miếu - Quốc Tử Giám”, “Mộc bản kinh Phật chùa Vĩnh Nghiêm”, “Thơ văn trên kiến trúc Cung đình Huế” (Thừa Thiên Huế) và “Mộc bản Trường học Phúc Giang” (Hà Tĩnh). Trong đó, “Mộc bản triều Nguyễn” và “Châu bản triều Nguyễn” là hai di sản tư liệu do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bảo quản, quản lý. Việc công nhận 06 di sản tư liệu của Việt Nam nói chung và thực hiện các hoạt động bảo quản, phát huy giá trị của hai di sản Châu bản, Mộc bản triều Nguyễn nói riêng không những khẳng định vai trò của ngành Lưu trữ Việt Nam trong bảo tồn lịch sử chung của nhân loại mà còn khẳng định tầm quan trọng của ngành Lưu trữ trong việc gìn giữ lịch sử, giá trị văn hóa của dân tộc Việt Nam.

Qua các hoạt động hợp tác đa phương và song phương, Lưu trữ Việt Nam đã cập nhật các thông tin khoa học nghiệp vụ để vận dụng vào công tác lưu trữ ở Việt Nam, tạo điều kiện cho người làm công tác lưu trữ của Việt Nam có cơ hội giao lưu học hỏi, đồng thời khẳng định vai trò, vị thế của Lưu trữ Việt Nam trên trường quốc tế.

Với những thành tựu đạt được trong thời gian qua, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã vinh dự được Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng Nhì (năm 2002), Huân chương Lao động hạng Ba (năm 2016), Huân chương Hồ Chí Minh (năm 2007). Bên cạnh đó, nhiều tập thể và cá nhân thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng được tặng thưởng huân chương, huy chương và các danh hiệu thi đua cao quý khác. Những thành tích đó thể hiện sự ghi nhận, động viên, khích lệ đối với các thế hệ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ nói riêng và ngành văn thư, lưu trữ nói chung. 

3. Đổi mới và phát triển

Chặng đường phía trước với nhiều cơ hội và thách thức, lời khẳng định của Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Thông đạt số 01-C/VP ngày 03/01/1946 “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” vẫn còn nguyên giá trị và càng có ý nghĩa trong bối cảnh cách mạng công nghệ thông tin hiện nay. Vì vậy, vấn đề quản lý, lưu trữ tài liệu và thông tin trong tài liệu cần phải được quan tâm đúng mức để tác động trở lại xã hội, góp phần vào quá trình quản lý và quá trình sản xuất của cải vật chất. 

Hiện nay, chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử đang được thực hiện, ngành Văn thư và Lưu trữ đứng trước những cơ hội và thách thức mới. Đảng và Nhà nước luôn khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ điện tử chính là tài sản quốc gia, là tài nguyên thông tin đáng tin cậy trong chiến lược chính phủ điện tử. Trước bối cảnh sự hình thành và phát triển của hình thức lưu trữ điện tử bên cạnh công tác lưu trữ truyền thống, cần phải đổi mới công tác quản lý ngành Văn thư, lưu trữ thông qua việc hình thành những chính sách quản lý vĩ mô, đồng thời phục vụ tốt mục tiêu cải cách hành chính nhà nước và nhu cầu của toàn xã hội. Trong thời gian tới, để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, ngành Văn thư và Lưu trữ cần thực hiện tốt những nội dung sau:

Thứ nhất, thống nhất quản lý công tác lưu trữ trên cơ sở tăng cường hơn nữa vai trò lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước, tiếp tục xây dựng và nâng cao nhận thức về vai trò, tác dụng của tài liệu lưu trữ và công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ mới.

Thứ hai, hoàn thiện và xây dựng thể chế mạnh. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ phải đầy đủ, có giá trị pháp lý cao để góp phần làm chuyển biến nhận thức của cán bộ, công chức và nhân dân về công tác này.

Thứ ba, đa dạng hóa các dịch vụ lưu trữ và  tổ chức các dịch vụ lưu trữ rộng khắp, có sự liên kết chặt chẽ giữa Trung ương với địa phương, giữa các ngành với nhau, giữa địa phương này với địa phương khác, thậm chí giữa các quốc gia.

Thứ tư, hình thành mô hình Kho lưu trữ tài liệu điện tử để bảo đảm được chức năng tập trung nguồn tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước; quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ điện tử của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Việc xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử cần được tổ chức với quy mô phát triển rộng dần, qua nhiều giai đoạn với nguồn đầu tư lớn được bổ sung thường xuyên. 

Thứ năm, gắn công tác lưu trữ với công nghệ thông tin, đưa tài liệu lưu trữ thiết thực phục vụ quản lý xã hội và mọi nhu cầu của cuộc sống xã hội. Đây là đòi hỏi tất yếu khi có sự thay đổi mạnh mẽ với các văn phòng không giấy tờ trong thời gian gần đây. Chúng ta cần ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý lượng dữ liệu đã được thẩm định là có giá trị lưu trữ và cần phải được chuyển đến kho lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức sử dụng và cung cấp các dịch vụ lưu trữ cho xã hội.

Thứ sáu, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ người làm công tác văn thư, lưu trữ để không chỉ có nghiệp vụ vững vàng về công tác văn thư, lưu trữ mà còn có khả năng làm chủ các phần mềm, công cụ hiện đại. Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư tác động trực tiếp và tạo ra nhiều thay đổi mang tính “cách mạng” trong quản lý và lưu trữ tài liệu. Nếu công tác văn thư, lưu trữ không thay đổi để phù hợp sẽ bị lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu quản lý thông tin thông suốt phục vụ hoạt động quản lý nhà nước. Do đó, đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cần thay đổi tư duy, cách tiếp cận và trau dồi kiến thức góp phần nâng cao năng suất, chất lượng của công tác này.

Niềm vinh dự, tự hào về truyền thống và thành tựu 75 năm của Bộ Nội vụ luôn hiện diện trên mỗi bước đường xây dựng và phát triển của ngành Văn thư và Lưu trữ Việt Nam. Với mục tiêu phát triển cao hơn, với nhiệm vụ nặng nề hơn, ngành Văn thư và Lưu trữ hy vọng tiếp tục nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Đảng và Nhà nước, trực tiếp là Bộ Nội vụ, sự hợp tác, giúp đỡ của các cấp, các ngành và toàn xã hội để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của mình, đồng thời có những bước đổi mới, đột phá, quyết tâm cùng toàn Đảng, toàn dân tiếp tục đẩy mạnh toàn diện công cuộc đổi mới, vì mục tiêu “dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh”./.

Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước

Theo: tcnn.vn